業務の中で案件管理という、ビジネス用語を聞いたことはないでしょうか。
案件管理は、業務を効率化できるだけでなく、業務上のリスクを回避・軽減したり、業務の改善など、経営・営業を支援する役割を担っています。
案件管理とは
案件には主に、3つの意味があります
1つ目は「問題になっている事柄」、2つ目は「解決・決定すべき事柄」、3つ目は「訴訟事件」です。
- 案件管理
- 問題になっている事柄
- 解決・決定すべき事柄
- 訴訟事件
この内、ビジネスでよく使われるのは、1つ目の「問題になっている事柄」と「解決・決定すべき事柄」です。
問題になっている事柄とは、進行中の取引や開発など、現在取り組んでいる物事のことを指しています。
解決・決定すべき事柄とは、企画段階の事業や、請負会社などで、依頼された仕事、又は求人情報など、今後取り組む物事のことを指しています。
案件管理は、主に現在進行中の案件（問題になっている事柄）を管理することで、営業などの業務を支援します。
かつては、帳票などの紙媒体に記入し、管理していましたが、ディジタル化によって現在は、サーバーやパソコンといった、電子媒体によって管理されるようになりました。
案件管理の必要性
組織の規模が大きくなるほど、その組織で進める案件は増えていきます。
製品・サービスによって、対応範囲も異なったり、取引相手が企業なのか、民間なのかによって、アプローチも変わります。
部門をまたいだプロジェクトや、新規事業・事業拡大によって、様々な案件を処理することになります。
複数の案件を進めていると、情報がマトリクス状に交差し、複雑化していきます。
内容の異なる複数の案件情報を、脳内で処理するのは、現実的ではありません。
リスク管理の観点から、業務で、様々なトラブルを、引き起こすリスクが高く、企業自体の姿勢が問われる問題を招きかねません。
案件管理のメリット
案件管理には「業務の効率化」、「業務改善」、「案件上のリスクの防止」という3つのメリットがあります。
- 案件管理のメリット
- 業務の効率化
- 業務改善
- 案件上のリスク防止
業務の効率化
多数のメンバーで、同一案件を進める場合、スケジュールの調整も大変になります。
案件のスケジュールを管理することで、日程を調整して、発生した業務上の待ち期間を別のタスクに割り当てたり、過密日程を防ぐことで、効率的なワークフローを計画できるようになります。
また、案件情報や、進捗状況を共有することで、部門・メンバー間の情報共有を容易にし、連携を強化することで、プロセスの進行や受け渡しをスムーズに行えます。
案件情報を共有しているので、顧客からの問い合わせに対して、即座に対応することも可能になります。
案件管理をすることで、このように、業務の効率性が上がり、大幅に時間を短縮することが期待できます。
業務改善
進捗状況を把握することで、案件の進行上ボトルネックになっているタスクについて、メンバー間で問題を共有し、早期解決に繋げられます。
蓄積された過去の案件の中から、成功事例や、失敗事例の要因、経緯や顧客などを分析・検証することで、次期案件に活用することができます。
営業においては、優秀なセールスの、業務プロセスを共有することで、ナレッジマネジメントを行え、部門全体の営業の質を高められます。
案件管理によって、このように業務プロセスを管理でき、業務の改善を期待できます。
業務上のリスクの防止
案件管理は、スケジュールや、業務プロセスの効率化によって、案件を進める上で重大な、提出期日や、納期の遅延というリスクを防ぐ事に繋がります。
案件情報を共有し、メンバー間の意思を統一することで、認識の違いなどによるミスを減らし、業務の手戻りといったコスト・スケジュールにおける、リスクを減らします。
メンバーの進捗状況を把握することによって、業務の透明性が上がり、ガバナンスの強化に繋がります。
この他にも、案件管理によって案件上の不確定要素が無くなり、案件業務でのリスクを防止します。
最後に
今回は、案件管理とその目的、案件管理の重要性について紹介しました。
案件管理は営業活動などにおいて、必要不可欠なプロセスになっています。
業務を効率化するだけでなく、業務上のリスクを防いだり、業務の質を高めて利益の向上にも役立ちます。
現在は、様々な営業支援ツールが販売されているので、自社の業務に合ったツールを選択して、より効率的な案件管理を目指してみては如何でしょうか。
