弁護士法人宇都宮東法律事務所

代表弁護士　伊藤一星

当事務所は導入以前は紙での管理だったので、導入時は非常に不安がありましたが、担当者の手厚いサポートもあり、スムーズに導入することができました。
今ではクラウドバランス無しでの経営は考えられないくらいに浸透しております。
弊所は交通事故をメインとしておりますが、交通事故の事件処理は特に優れているので、交通事故の事件処理効率化を考えている方には是非おすすめです。

CloudBalanceを知ったきっかけを教えてください。

事務所を立ち上げた頃は、弁護士が2人と事務員が2～3人という少人数体制でした。
そのため、情報管理は紙やファイルで問題なく対応できていました。
例えば、電話の履歴は「電話帳」と呼んでいたノートに手書きで管理し、案件の交渉履歴は案件ごとのファイルに手書きのノートを挟んで管理していました。

しかし、弁護士や事務員の人数が増えるにつれて、紙の管理ではどうしても限界が出てきました。
人によっては『字が読みにくくて内容が分からない』ということもあれば、『外出中に事務所にいつ誰からどんな連絡が来たのか確認ができないため、案件の状況が把握できない』ということもあり、人数が増えていくほど、情報共有が難しくなっていました。

そんな中、事務所内の弁護士の人数が5人から10人、さらに15人と増えていくタイミングで、情報共有をもっとスムーズにできる方法を探していました。その結果、社内のツールとしてチャットワークとkintoneを導入することに決めました。
その時に、kintoneを法律事務所向けにカスタマイズしているとコンサルティング会社から紹介を受けたのが、FISTBUMPさんのCloudBalanceでした。

たくさんあるITツールの中でCloudBalanceを選んでいただいた理由は？

当時、他社の案件管理システムの話も聞いてはいましたが、CloudBalanceを選んだ決め手としては、システム会社を通さず、自社でカスタマイズが可能という点と、導入コストやランニングコストが非常にお手頃だった点が魅力的でした。

導入時の所内の反応と受け入れ体制はいかがでしたか？

事務員の中に過去に保険会社で勤務していた方がおり、保険会社ではお客様に関わる情報をすべてデジタルで管理していたと聞いていました。その事務員を中心に、所内での活用を進めてきました。

また、NASなどと連携するシステムを使いこなす前にkintoneの導入をしたため、kintoneの操作感に抵抗を持つ所員はいませんでした。紙での管理が大変でしたので、事務所としてデジタル化については前向きでした。

導入時のにどのようなカスタマイズをしましたか？

利益相反チェックをCloudBalanceでアプリ化し、大幅な手間の削減を実現することができました。

また、事務局から知りたい数値や共有をしたいデータなどの要望を聞き、CloudBalanceに構築しました。例えば、交通事故の案件で、今この案件がどのフェーズにあるのか、示談交渉の場合は、こちらと相手のどちらがボールを持っているかなどの進捗管理が徹底できるようにステータスを細かく設定をしてもらいました。

他にも、お問合せ日や面談日、契約日、終結日などを管理することで、1ヵ月の面談率や受任率等、経営に必要な情報の集計ができるようになりました。

CloudBalance導入で働き方はどう変わりましたか？

導入前は、家で仕事をするとなると紙のファイルを自宅に持ち帰らないと仕事ができないため、毎日事務所で深夜2時や3時まで仕事をしていました。妻も弁護士なので、当時は一緒に仕事をしていましたが、子供が生まれてからは、限界がありました。

CloudBalanceの導入後は、Box連携を利用して、ファイルと案件を紐づけて管理ができるようになったため、滞りなく自宅や外出先でも仕事ができるようになりました。また、移動中や出張中にも仕事ができるため、業務効率化が進み、働きやすい事務所になりました。

業務効率化を実感されたのはどのような場面でしたか？

移動中に作業ができるようになったことや、手書きでのファイル管理をやめたことで情報がとても見やすくなりました。属人化をある程度は排除できるようになったことも効率化につながっています。

導入前は、所内で急な休みが発生した際に、案件の進捗確認を紙から探し出さないといけなかったため、とても時間がかかり大変でした。いままで手書きでやってきていた情報をCloudBalanceに集約をしたことで、所員がお互いの案件を把握しやすくなりました。そのため、産休・育休で抜けたスタッフの引継ぎも簡単に行えるので、属人化せずに案件を処理できる点も大変助かっています。

また、経営数値の把握ができるようにもなりました。
相談数と受任数が瞬時に分かるようになったことにより、売り上げ予定も立てやすくなりました。そのため、経営方針を立てやすくなりました。

受任前は100件満たないほどでしたが、CloudBalance導入後は500件ほどに増えました。今、多くの案件を滞りなく、放置が発生せずに管理ができているのは間違いなくCloudBalanceを導入したおかげだと思います。

CloudBalanceを他の方におすすめしたいと思いますか？その理由を教えてください。

セミナーに登壇してお話しできるほど、自信を持っておすすめできるシステムだと思っています。他社のサービスと比較しても、カスタマイズのしやすさやコストの負担が少ない点が特に優れており、そういった魅力から他の弁護士にもおすすめしています。DX化を進めることで、零細事務所でも、事務所の組織化や生産性の向上を実現できると思っています。実際に私の事務所では、限られた労働時間で、適切に案件を処理できる職場環境を整備でき、所員のエンゲージメントの向上につながりました。
今後のさらなる進化に期待しています。