クオーレ法律事務所

依頼対応や書類作成、スケジュール調整。
膨大な業務を担う事務局にとって、情報が分散し管理が煩雑になることは大きな悩みでした。
クオーレ法律事務所では、事務局が中心となってCloudBalanceの導入を進めました。
今回のインタビューでは、導入の背景や工夫、実際に得られた成果について、事務局の方に詳しくお話を伺いました。

事務所としてITツール導入を検討することになった背景やきっかけを教えてください。

紙の文書をデータ化する流れの中で、最も困っていたのが「事件ファイルの保存と管理」でした。

訴訟事件かその他の事件かによって保存期間も異なり、適切な分類と管理が必要です。これまではExcelで事件を管理していましたが、スケジュールや顧問先の情報が個別に分散しており、全体を見通すのが難しい状況でした。

過去に一度kintoneを導入した経験はありましたが、十分に活用できず、事件管理番号のみの運用にとどまっていました。そこで「改めて設計をやり直し、事件を正確かつ効率的に管理できる仕組みを整えたい」と考えたのが導入のきっかけです。

弁護士の方へはどのように導入を提案・説明されましたか？
また、所内で合意を取るうえで工夫されたことはありますか？

導入は事務局主導で進めました。
合意形成の際に重視したのは「完全一本化」というキーワードです。

従来は、事件管理はExcel、スケジュールはサイボウズ、保存はフォルダごとといったように情報が散在しており、検索して結び付けるのに大きな手間がかかっていました。

CloudBalanceであれば、これらを一元管理できる点を強調しました。
弁護士と事務では業務が異なるため、導入理由の共有は簡単ではありませんでしたが、「情報を一本化することで効率が大幅に上がる」という共通メリットを示すことで理解を得られました。

導入後、事務局として「これは助かった！」と感じた点はありましたか？

一番助かったのは「検索の容易さ」です。

以前は、電話が鳴って依頼者名を聞いても、Excelファイルやフォルダの中から該当の事件を探し出すのに時間がかかっていました。今はポータル画面で依頼者名や電話番号を入力すればすぐに表示され、電話の取次ぎが格段にスムーズになりました。
さらに、管理が一本化されたことで、利害関係の確認や担当弁護士の特定も簡単に検索できるようになりました。

また、スケジュールの二重入力や重複登録がなくなったのも大きな改善点です。
これまでは、弁護士が手帳に予定を書き込み、それを事務がサイボウズへ転記するという手間がありました。外出先で弁護士が予定を入れ、事務側でも予定を入れてしまい重複することもありましたが、CloudBalanceでは一度入力すれば全員が同じ画面で共有できるため、その心配がなくなりました。

さらに、アクション機能によって、依頼者名や相手方の住所を入力しておけば、封筒の宛名・事件ファイルの表紙・報告書まで自動で作成できます。

こうした「日々の細かい作業がまとめて効率化されたこと」が、事務局として何よりありがたい改善でした。

導残業時間や処理件数など、具体的な業務量の変化はありましたか？

導入のタイミングで事務スタッフに欠員が出てしまいましたが、CloudBalanceがその分をカバーしてくれました。人員を一人増やしたのと同じくらいの効果があり、業務を滞りなく進められています。

また、封筒作成やファイル作成といった作業がアクション機能で標準化されたことで、教育コストも削減できました。派遣スタッフの方でもすぐに業務に馴染めるようになっています。

先生や所内のやりとりなど、“やりやすくなった”と感じた点はありましたか？

スケジュールと電話対応が特に改善しました。
予定の重複や二重管理がなくなり、所内全員が同じ情報をリアルタイムで確認できるようになったことで、予定の把握が格段にスムーズになりました。

また、電話対応も大きく変わりました。
弁護士も検索機能を活用するようになり、依頼者や事件番号から即座に特定できるようになりました。さらに、電話メモのコメント欄を使えば事件ごとのやり取りを残せるため、外出先から弁護士が指示を書き込めば、そのまま事務が動けます。時間のロスなく対応できるようになったのは大きな変化です。

事務所全体で「導入して本当に良かった」と実感できたタイミングを教えてください。

ITツールの導入に迷っている事務局の方へ、メッセージやアドバイスをお願いします。

法曹業界に特化しているからこそ、CloudBalanceは非常に使いやすいと実感しています。他のシステムも試しましたが、最終的には業界特化の強みが一番活きると感じました。

以前にkintoneを導入した際は、「やりたいことは多くても方法がわからない」「設計料が高額」といったハードルがあり、十分に活用できませんでした。
その点、CloudBalanceは毎月のアップデートで着実に使いやすくなっていますし、法律事務所のさまざまな運用方法を把握されているため、「こんなやり方もある」「こう工夫している事務所もある」といった具体的なアドバイスをいただけるのが大変ありがたいです。
導入して終わりではなく、継続的なサポートと改善があるので安心して使い続けられます。最初は小さく始めて、使いながら改善できる点も導入のハードルを下げてくれています。

事務方で手を取られていた細かい作業が挙げきれないほど便利になりました。導入前は不便だとすら感じていなかったことが、今では「以前はこんなに手間だったのか」と気づくほどです。そうした積み重ねが大きな効率化につながっていると実感しています。

迷っている方は、まず一歩踏み出して試してみてはいかがでしょうか。