弁護士法人Monte南浦和法律事務所 

ITツール導入を検討することになった背景やきっかけは何でしたか？

きっかけは、事務所の法人化でした。 
もともと3人の弁護士が組合のような形で共同運営していましたが、法人化にあたり、各人が抱える事件をきちんと整理し、事務所全体で把握できる体制を整える必要があると感じました。 

弁護士業務には利益相反の管理が不可欠です。 
誰がどの事件を受任しているかが整理されていなければ、別の弁護士が誤って相手方の事件を受けてしまうリスクがあります。 

これまでは、事件や法律相談の情報をフォルダ名で検索しながら管理していましたが、 
・受任に至らなかった単発の法律相談は情報が残らない 
・フォルダ名検索だけでは漏れが出る可能性がある 
といった問題があり、限界を感じていました。 

また、対応記録もExcelで個別に管理していたため、「どの案件に、いつ、誰が対応したのか」が一目で把握できませんでした。 

こうした課題から、事件情報を一元化し、検索・確認を容易にする仕組みの必要性を感じたことが、ITツール導入を検討したきっかけとなりました。 

たくさんあるITツールの中でもCloudBalanceをお選びいただいた理由は何でしたか？

複数のツールを比較検討した中で、最終的にCloudBalanceを選んだ決め手は、kintoneをベースにしている安定性と継続性でした。 

長く使い続けることが前提になるため、将来的にシステムが使えなくなるリスクは避けたかった。kintoneを基盤に持つCloudBalanceであれば、サイボウズ株式会社という大手の基盤上に成り立っており、安定性と継続性への信頼がありました。 

また、CloudBalanceは「案件を一元的に管理できる」という点が魅力的でした。受任事件だけでなく、法律相談や対応履歴なども一つの画面で確認できる点が、事務所の運用スタイルに合致していました。

 導入によって業務効率化できた一例を教えてください。 

CloudBalanceを導入して最も大きく変わったのは、案件情報が一元化され、すべてが「見える化」されたことです。 
現在は、案件を開けば進捗状況・対応履歴・概要をまとめて確認でき、「まずCloudBalanceを見れば全体が把握できる」という状態が実現しています。 

一例として挙げられるのが、電話対応の場面です。 
当事務所は弁護士ごとに専属の事務局がつく担当制を取っていますが担当外の弁護士や事務局が電話を受ける場面もあります。そうした際も、依頼者名を入力すれば案件情報がすぐに表示され、「どのような案件で、今どんな状況なのか」を瞬時に把握できます。 
その結果、依頼者への回答がスムーズになり、対応の質も向上したと感じています。 

また、以前のExcel管理では複数ファイルを行き来する必要があり、ファイルが重くなると作業にも時間がかかっていました。これに対し、CloudBalanceはWebベースのため、必要な情報にすぐアクセスでき、操作も軽快です。 
案件数が増えても業務が滞りにくく、Excelのままでは今の件数は処理できなかったのではないかと感じています。 

所内の声や、先生ご自身が感じられた変化はありますか？

やはり、情報を一つに統合する重要性を強く感じています。 
導入前は弁護士ごとに管理方法が異なり、ファイル形式や記録方法もまちまちでした。 
そのため、他の弁護士の案件を把握するには一手間かかっていましたが、現在はCloudBalanceを見れば一目で状況を把握できます。 

また、特に変化が大きかったのは ToDo機能の活用 です。 
導入前は、そもそもToDoを体系的に使う習慣がなく、コミュニケーションツールのToDo機能を一部利用する程度で全案件を網羅する運用にはなっていませんでした。 

CloudBalanceでは案件に紐づけてToDoを管理できるため、「何を、いつまでに、どの順番で進めるべきか」が整理され、業務全体が見通しやすくなりました。指示をToDoとして残せることで、進捗の共有がしやすくなり、事務局とのコミュニケーションも以前より円滑になったと感じています。 

また、交通事故案件で繰り返し発生する定型の業務も、過去のToDoを複製して活用することで、毎回ゼロから指示を作る必要がなくなり、業務の標準化にもつながっています。 

特に新人教育の場面では、過去のToDoを複製して定型業務に流用できるため、作業効率と正確性が向上しています。 

今後CloudBalanceでやりたいこと、考えている展望などがあれば教えてください。

今後は、ToDoをさらに発展させて「業務フロー」として活用したいと考えています。 
交通事故など定型的な案件については、業務の流れを段階ごとに可視化し、どのToDoを完了すれば次のステップに進むかが分かる仕組みを作りたいと思っています。 

ITツールの導入を検討しているが、なかなか踏み出せない先生や事務所の方へメッセージをお願いします。 

今では、「CloudBalanceなしで事務所運営は考えられない」というほど、日常業務に欠かせない存在です。正直、「導入前はどうやって回していたんだろう」と思うほどです。 

弁護士が複数在籍する事務所では、Excelだけでの管理には限界が出てくるのではないかと感じています。 

「そろそろIT化しなければ」と感じている一方で、どのツールを選べばよいのか迷っているのだと思います。実際、私の周りの弁護士でも同じ悩みをよく耳にします。 

そんなときは、すでに導入している同業の事務所が使っているものを参考にしてみるのが一番分かりやすいのではないでしょうか。CloudBalanceは費用面でもリーズナブルだと思います。 

「これなしでは業務が回らない」と胸を張って言えるツールです。 

公開日 2026/1/19