城北法律事務所
弁護士20名と事務局で構成される城北法律事務所。
地域に根ざした活動を続ける中で、業務の効率化と働き方の改善を目指し、ITツールの導入を決意されました。
今回は、かねてより抱えていた課題と、CloudBalance導入後の変化についてお話を伺いました。
ITツール導入を検討することになった背景やきっかけは何でしたか？
導入前は、大きく3つの課題がありました。
- 紙ベースの運用による非効率さ
弁護士が事務局にファイルを預けて処理してもらう運用では、「誰が持っているのかわからない」「作業が終わったのか確認できない」といった状況が頻発していました。事務局が帰宅した後に弁護士が夜遅くまで事務所に残るなかでファイルが見つからないこともあり、業務の可視化が必要でした。 - 煩雑な名簿管理
相談者と依頼者の名簿が別々に存在していたため、利益相反チェックの際に両方を確認する必要があり、非常に手間がかかっていました。ここを一元管理したいと考えていました。 - 非効率な費用管理
案件ごとの費用管理をExcelで行い、会計担当者が後から入力する体制でしたが、会計担当者の負担が大きく、また、弁護士が最新の費用支出状況を適時に把握しにくいという問題があり、弁護士や事務局が事件ごとに直接費用を入力して管理できるようにしたかったのです。
たくさんあるITツールの中でもCloudBalanceをお選びいただいた理由は何でしたか？
実は、2018年から既にサイボウズを導入し、スケジュールや電話メモの電子化を進めていました。手書き伝達の遅延や判読不能といった課題が解消され、「電子化による業務改善効果」を実感していたことが大きな下地となりました。同社の kintone をベースにした CloudBalance を導入する判断はごく自然でした。
新しいツールの導入に抵抗感を示す職員もいましたが、法律や制度は常に変化するため、弁護士は変化に比較的慣れています。実際に導入してみると、「やりにくい」という声はほとんどなく、スムーズに移行できました。
CloudBalance導入によって業務効率化できた一例を教えてください。
最も効果を感じたのは利益相反チェックです。
地域密着の事務所で相談件数も多く、同一地域であるがゆえに一定の確率で相反が発生します。年間相談が約1,000件だとすると、仮に発生確率が1%でも年間10件ほど発生し得ます。これを未然に防げるようになったのは大きな成果です。
また、役割に応じた情報の開示範囲を制御できる点も非常に有効でした。たとえば「担当事件のみ閲覧」といった設定ができるため、所員のセキュリティ意識のばらつきを気にすることなく、安心して業務を進められます。
会計担当者も効率化を実感しています。顧問先の複数事件がある場合でも、どの事件に費用を紐づけるべきかが、弁護士から事務局への事務依頼である「TODO」が出てきた時点で自動的にわかるようになったため、確認作業や取り違えがなくなりました。
さらに、業務指示は原則CloudBalance上で行うルールにしたことで、共同で案件を担当する弁護士間で同じ指示が共有できるようになりました。以前の口頭や紙による伝達では、同じ依頼が複数の弁護士から二重に出されてしまうこともありましたが、これも解消されました。
所内での変化や、先生ご自身が感じられたことはありますか？
「誰が何を、いつまでに、どれだけ抱えているか」が一覧で可視化されるようになったことで、所内の安心感が高まりました。休んでいる人の業務もすぐに把握できますし、今日が締め切りの未着手業務を特定できるため、業務の抜け漏れ防止や業務分担の最適化に役立っています。
また、最低賃金の上昇や採用難という状況でも、既存メンバーの生産性を高めることで対応できています。人員を無制限に増やせない状況で業務を継続できているのは、2年前に導入を決断したおかげです。当時導入していなかったらと思うと、恐ろしいほどです。
ITが苦手な職員でも使いやすいよう、画面上に注意点を明示したり、タブの配置を調整するなど、カスタマイズを加えたこともスムーズな移行につながりました。
ITツールの導入を検討しているが、なかなか踏み出せない先生や事務所の方へメッセージをお願いします。
私たちも十数年前は、ITツールの導入を検討しては見送る、ということを繰り返していました。しかし、実際にCloudBalanceを導入してみると、長年抱えていた業務の「モヤモヤ」が一気に解消されるのを実感しました。
1か月程度の試用でも十分に判断できます。
在宅ワークや外出先など、場所にとらわれずに業務ができる自由度は大きなメリットです。中規模事務所はもちろん、少人数や女性弁護士が多い事務所でも、ライフイベント後の復帰を支える基盤になります。まずは一度試してみることを強くお勧めします。
