【実費管理】「一括で請求済みにする」ボタンで業務効率が劇的改善
〜クラウドバランスで“あと処理”の手間をゼロに〜
法律事務所や士業事務所の日常業務において、「実費の精算処理」は決して避けて通れない作業の一つです。郵送費・収入印紙・交通費など、案件ごとに発生する実費を正確に記録し、タイミングを見て請求する必要があります。
しかし現場では、「請求処理をしたあとに個別に1件ずつ“請求済み”に更新するのが手間」「処理漏れや二重請求のリスクがある」といった課題が多く挙がっていました。
本記事では、クラウドバランス上の【実費アプリ】に「一括で請求済みにする」ボタンを実装し、日常業務の手間とリスクを大幅に軽減した事例をご紹介します。
導入前の課題：「処理した後の更新」が手間で後回しに…
ある法律事務所では、実費処理を以下のように運用していました：
- 実費発生時に「実費アプリ」に金額や内容を登録
- 一定のタイミングで実費一覧をエクスポートし、請求書に反映
- 請求が終わったら、該当レコードを1件ずつ開いて「ステータス＝請求済み」に更新
この「最後の更新作業」がボトルネックになっており、
- 忙しいとつい後回しになり、未処理のまま放置
- どこまでが請求済みか判別しづらくなる
- 実費データを後から確認したときに、請求漏れ・重複のチェックに時間がかかる
という状況が発生していました。
解決策：「一括で請求済みにする」ボタンを実装
この課題を解決するために私たちが開発・導入したのが、【実費】アプリに設置した「一括で請求済みにする」ボタンです。
機能の概要
- 画面上の「請求対象」実費レコードを確認
- 上部に表示された「一括で請求済みにする」ボタンをクリック
- 選択したすべてのレコードのステータスが「請求済み」に自動更新
- 更新日時・処理者名も記録として残る
これにより、1クリックで複数件の実費ステータスをまとめて処理できるようになりました。
技術的な仕組み
UXの工夫
- ステータス更新前に確認ダイアログを表示し、誤操作を防止
- 対象がゼロ件のときは処理させないロジックを組み込み
導入時に気をつけたポイント
対象の選定ロジック
- ステータスが「未請求」「請求準備中」のものだけを対象とするようフィルタ
- 「すでに請求済み」のレコードを対象に含めないよう制御
UIの簡略化
- チェックボックスで複数選択できるビューを作成
- 直感的に使えるよう、ラベルやボタン名をシンプルに統一
「地味だけど大事な作業」こそ、ボタン一つで変えられる
「一括で請求済みにする」ボタンは、目立つ機能ではありません。地味で細かな作業の一部です。
しかし、こうした「あと処理」「誰もやりたくない作業」にこそ、DX（デジタルトランスフォーメーション）の本質があります。
クラウドバランスでは、こうした業務ごとの“ちいさな負担”を洗い出し、一つひとつを解消することで、チーム全体の生産性を底上げする仕組みを実現しています。
もし、「実費の処理が面倒」「請求の漏れが気になる」といった課題を感じているのであれば、ぜひこの事例を参考に、業務の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
