玉藻総合法律事務所

弁護士　藤本尊載

案件管理のシステムを導入しようと思ったきっかけや背景を教えていただきたいです。

以前は自分の頭の中に入っている情報を事務局さんに口頭で伝えていましたが、やはり人なので抜け漏れがありました。

そして事件数が増加し、事務職員も増えてきた中で、口頭での指示出しや情報共有に限界を感じていました。また既存のシステムはクラウドではなく、情報確認や指示出しが出先でできないのが課題でした。

ご縁やタイミング等もありますが、一番の課題であったクラウドで出先からでも情報確認や指示出しができること、また定期的なミーティングで業務に合わせたカスタマイズをしてくれることが決め手でした。

まずはやはりクラウドである点です。

先ほど申し上げた通りですが、出先での情報確認・更新・指示出しが出来るようになったので業務に対するストレスが減りました。また事務職員との情報共有の時間がなくなり、空き時間で指示出しができるので業務の効率改善に繋がりました。

誰でも一目見れば案件の進捗、次のステップが分かるので自発的に動けるようになり担当事務局を決めての事件処理がしやすくなりました。

二つ目はTODO・電話記録・進捗の情報と事件が紐づいているので進捗の把握がしやすくなったことです。逆に動いていない事件も分かりやすいです。弊所では、必ず次のTODOを登録することにより放置事件を防いでいます。

例えば書面作成→送付→返信がなければリマインドするといったようにアクションごとにTODO登録しています。その結果依頼者からの進捗問い合わせ件数が大幅に減りました！

人はつい「自分でやってしまったほうが楽だ」と思い、業務時間をかけがちですが私はCloudBalanceを導入したことによりこの時間を削減することができました。

確かに最初は操作、業務フローに落とし込むのに慣れが必要ですがこちら業務フローや要望に合わせて、カスタマイズや案を出してくださるので既存のシステムに不満があり、時間を有効活用できていない事務所にはおすすめです。

新しいものには抵抗を感じがちですが、私はその抵抗の一山超えた時「導入してすごく良かったな」と思いました。