西神中央法律事務所

弁護士　荻埜敬大

CloudBalance導入のきっかけを教えて下さい

Microsoft Teamsの無料版が廃止されたことをきっかけに、業務効率化を目指して新しいツールを探し始めました。

今までは、弁護士が各自で顧客管理をしていたため、情報が分散しており、利益相反チェックが難しいという課題がありました。

そのため、顧客情報を一元管理ができ、利益相反の確認がスムーズに行えるツールを探していました。

一番の決め手は、ツールのカスタマイズ性でした。

また、導入時に法律事務所向けのパッケージが提供されていたことも、非常に安心感がありました。

このパッケージを活用しながら、必要な機能を残し、要望を出し、事務所に合った形でカスタマイズできる点は、非常に魅力的でした。

さらに、幅広いカスタム性を持ちながら、他のITツールと比較して費用が抑えられる点も、大きなポイントでした。

郵便管理アプリを作っていただいたことです。

それまでは、郵便の発信簿・受信簿を紙で管理していましたが、CloudBalanceに専用アプリを作ってもらったことで、業務の効率化が進みました。いつでもどこでも郵便の初受信歴が見られるし、郵便追跡システムへの入力も手間が少ないのがいいところです。

現時点では、操作に特に支障を感じることはありません。

万が一、問題が発生した場合でも、kintoneベースのシステムであるため、大きな問題は出ないと思っています。

もし自分で解決できない場合でも、FISTBUMPさんがサポートしてくれるという安心感もあるため心配がありません。

セキュリティに関しては情報セキュリティ規定がこれから弁護士会で始まってくるため、これから私たちが業界全体ですごく気にしていく必要がある分野だと思います。

そのなかで、ベースから独自のシステムではなく、サイボウズ社のkintoneを使っているCloudBalanceは安心して利用することができています。

費用以上の価値を十分に感じています。

CloudBalanceのパッケージは、クオリティが非常に高く、

また、カスタマイズに関してもおおむね追加料金なしで柔軟かつ幅広く対応していただいており、大変満足しています。

また、機能面だけでなく、アフターサポートがしっかりしている点や、密にコミュニケーションを取っていただけている点にも大きな安心感があります。

これらがすべて含まれた料金であることから、とてもコストパフォーマンスがいいと思います。

スマホアプリがあるおかげで、外出先でも簡単に情報の確認や更新ができるようになり、非常に便利になりました。

また、CloudBalanceに登録した情報をボタン一つで事件ファイルのExcel形式出力ができるため、費用明細の作成など業務が格段にスムーズになりました。

さらに、LACの出力にも対応していただいたことで、交通事故案件の業務効率化も進み、大変助かっています。

導入してからの一番の変化は、弁護士との連絡ややり取りがスムーズになり、業務をスムーズに進めることができるようになったと聞いています。

今までは、Teamsや電話、メールでやり取りをしており、ツールが統一されていなかったため、弁護士と事務局間での連絡時に時間や手間がかかっていましたが、CloudBalanceを導入後は、案件に紐づけて通知を出すことができるようになったため、連絡や対応、指示出しがスムーズになりました。

また、子育て世代の事務局員からは、急なお休みを取っても、休んでいる間の業務進捗等が確認することができるため、安心してお休みを取れるようになったとも聞いています。

CloudBalanceの導入により、全体的な業務の柔軟性と効率性が大きく向上しました。

私たちの事務所では、成年後見に関する案件を多く取り扱っており、この分野での効率的な業務運営が求められています。

そこで、成年後見制度に特化したアプリを新たに開発してもらう、または現在使用している案件管理アプリをブラッシュアップしてもらうことで、業務効率を大幅に向上させることができると考えています。

その結果、進捗管理や書類整理、報告書作成などが効率化されると考えています。

これから迎える超高齢化社会において、成年後見制度はますます重要な役割を担うことが予想されます。そのため、私たち弁護士はもちろん、司法書士をはじめとする専門家の協力が求められます。

私たちが開発に関与したシステムが、事務所内での効率化にとどまらず、他の弁護士事務所や司法書士事務所、成年後見センター等の業務改善にも貢献できれば、非常に嬉しく思います。最終的には、成年後見制度がより多くの人々に正確かつ迅速に提供されるための一助となってくれれば嬉しいです。

導入に際して迷うことは多いかと思いますが、気になるITツールがあれば、インターネットやパンフレットだけで判断するのではなく、まずは《問い合わせてみる》・《試しに使ってみる》ことが重要だと感じます。

CloudBalanceもパンフレットだけでは知ることがでなかった魅力がたくさんありました。

まずは実際に話をしてみて、少しずつ前進していくことが大切だと思います。