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2024.12.25

弁護士の顧客管理はシステム導入一択！理由と生産性が大幅UPした事例

Excelで管理してきたけれどパンク寸前、いったいどうやって顧客管理をするのがベストなのかとお悩みではありませんか？

結論からいえば、弁護士の顧客管理は、弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムで行うのが正解です。

紙やExcelの管理は、無駄が多く非効率的です。

案件に関する全情報を一元管理できる顧客管理（案件管理）システムを導入することで、下図にあるようなあなたのお悩みが全て解消します。

ただし、弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムであっても使い物にならず、「せっかく導入したのにほとんど使っていない」というケースも少なくありません。

最大の原因は、事務所ごとに独自の運用やルールがあるからです。

・交通事故を扱うため、依頼者・保険契約者・被保険者をまとめて表示したい

・相続案件を扱うため、相続人情報に対応する項目欄がほしい

・電話連絡や書類送付、事務所名を出さない場合を目立たせたい

そうした実情や要望に沿ったシステムでなければ、実際の業務での使い勝手は当然悪くなります。

そこで本記事では、なぜ弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムを導入すべきか、どういった点に気をつけてシステムを選べば良いかを徹底的に解説します。

導入した場合のメリット、実際の導入例、導入した場合の費用など、導入をさまざまな角度からご検討いただける内容です。

事務作業に追われて本来の業務である事件処理に集中できない、十分な時間を割けないと感じているなら、ぜひお読みになってください。

1. 弁護士の顧客管理は「顧客管理（案件管理）システム」の導入一択！

弁護士の顧客管理はどうすればよいのか —— その質問に対する答えは「弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムを導入する」の一択です。

その主な理由は次の2点です。

・情報セキュリティが強化される

・業務効率が大幅にアップする

1-1. 情報セキュリティが強化される

顧客管理（案件管理）システムを導入することで、情報セキュリティが強化されます。

外部からの脅威、内部からの人為的要因の両方を防げるからです。

デジタルツールを一切使っていないという事務所は今や少数派とはいえ、全面的にIT化している事務所はまだ少数にとどまっています。

そんな状況下、よく見られる管理スタイルが、Excelでデータベースを構築し、アナログツールを含む複数ツールを組み合わせた運用です。

しかし、そのような管理手法には、情報セキュリティリスクやヒューマンエラーのリスクがつきまとうのです。（詳細後述）

デジタル後進業界といわれてきた法律業界においても、民事裁判書類電子提出システム(mints)が導入されるなど、近年ではIT化が進んできています。

今のうちに、前述のようなリスクを減らせる弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムを導入することが、この先を見据えた顧客管理といえるでしょう。

1-2. 業務効率の劇的改善が見込める

注目すべきは、リスク低減効果にとどまらず、業務効率の劇的改善も見込めるという点です。

弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムでは、基本的な顧客データのほかに、

・相手方情報

・当事者・関与者情報

・関係文書データ

・進捗状況

・電話履歴

・預り金・実費

といった関連情報も一元管理できます。

関連情報を一つのシステム上でまとめて管理することにより、以下のような幅広い範囲での活用が可能となります。

タスクやスケジュール、期限などの管理まで全て任せられる、法律事務所にとっての基幹システムといえます。

弁護士向けの顧客管理（案件管理）システム導入により実現できることを、次章でより詳しく見ていきましょう。

2. 弁護士向けの顧客管理（案件管理）システムで叶うこと

弁護士向けの顧客管理（案件管理）システム導入がもたらすメリットは数多くありますが、弁護士向けシステム導入で叶うことの中でも代表的なものは次の通りです。

・同じ内容の二重三重の入力が要らなくなる

・各種確認作業にかかる時間が減る

・所内の全員が進捗状況やスケジュールを確認できる

・タスクの抜け漏れや伝達漏れリスクを最小にできる

・セキュリティがより強固になる

一般的なシステムの導入や、他ツールとの併用を前提とするツールやシステムの導入はお勧めしません。

弁護士向けではない汎用的なシステムは、法律事務所にとっては使いにくいからです。

以下の詳しいご紹介をご覧になれば、法律事務所での業務に即した特化システムでなければならない理由を実感していただけるはずです。

2-1. 同じ内容の二重三重の入力が要らなくなる

弁護士業務に特化したシステムでは、全ての情報が一元化されているため、この転記作業が不要となります。

お客様から住所変更の電話連絡があった際、電話内容のメモをとり、電話メモをもとに顧客連絡先リストを修正し、受任事件一覧内の記載も修正し……という二重三重の入力作業が必要です。

こうした「手動での同期作業」は、単に面倒というだけでなく、入力ミスや反映漏れを誘発します。

弁護士業務に特化したシステムを導入すれば、そうしたミスやトラブルの余地を限りなくゼロに近づけることができます。

2-2. 各種確認作業にかかる時間が減る

弁護士業務に特化したシステムを導入すると、受任時や、事件処理を進めていく中で頻繁に発生する各種確認作業にかかる時間が、大幅に短縮されます。

複数のツールを横断する必要がなく、検索性も非常に高いからです。

受任時に必要な利益相反チェックは特に、Excelなどのスプレッドシートで管理している場合、大変時間がかかってしまいます。

受任してから必要となる進捗、期限や関連予定、預かり品有無や返却の要不要などの確認も、その都度別のファイルを見に行くのは手間がかかります。

しかも、間違いなく同一案件の情報であることを慎重に確かめた上で確認しなくてはなりません。

一方、特化システムであれば、全ての情報が案件に紐づいて登録されているため、混乱が生じません。

弁護士業務に特化したシステムを導入することで、ツールを横断しての確認という手間と時間がかかる作業がそもそも発生しない仕組みが実現します。

2-3. 所内の全員が進捗状況やスケジュールを確認できる

弁護士業務に特化したシステムを導入すると、事務所内の全員が進捗状況やスケジュールを確実かつ容易に確認できるようになります。

登録情報の変更が生じた際の修正箇所も、情報を見にいく場所も1箇所だけです。
所内の誰もが最新の情報にリアルタイムでアクセスできます。

手帳やホワイトボードといったアナログツールで管理する場合、最新の情報は担当者しか知り得ないという情報の属人化が問題となります。

デジタルツールを使っていても、各自が個別のファイル上で管理していれば同様のことが起こります。

弁護士業務に特化したシステムを導入することで、対応履歴や進捗状況、電話伝言やToDoまで見える化されます。

それにより、業務の属人化を防げ、ひいては一人ひとりの業務負担の軽減にもつながり、引き継ぎの際の労力も最小限に抑えられるでしょう。

2-4. タスクの抜け漏れや伝達漏れリスクを最小にできる

弁護士業務に特化したシステムを導入すると、タスクの抜け漏れや情報伝達漏れのリスクを最小にできます。

特化システムにはToDoや電話伝言を登録する機能が備わっており、登録する際に自動的に案件に紐づく仕様となっているからです。

【案件に紐づけた情報登録による効果の例】

登録対象

効果

ToDo

・優先順位をつけやすく、重要なタスクを後回しにしてしまうのを防げる

・期限が近づくとリマインドされるので対応漏れを防げる

電話伝言

・デスクの上に残した伝言メモが書類に紛れるといった事故が起こらない

・不在中にかかってきた電話の内容を外出先からもタイムリーに確認できる

対応指示

・システム上に指示が残るので「言った言わない」がなくなる

・タイムリーな対応指示ができ、事務員との連携がスムーズになる

特化システムには過去のデータが残るという利点もある

昔ながらの電話連絡帳や電話伝言メモではなく、システム上に受電履歴を登録することのメリットは、伝達漏れ防止効果だけではありません。

過去のデータが残っていくので、

「A様から前回連絡があったのはいつだったか」

「B様から再度相談を受けたが、3年前に受けた相談はどんな内容だったか」

といった確認も容易にできます。

過去のデータが残るという点では電話連絡帳も同じですが、案件に紐づいた記載方法とはなっておらず、検索性もないため、そうした確認作業は大仕事となってしまいます。

2-5. セキュリティがより強固になる

弁護士業務に特化したシステムを導入すると、セキュリティがより強固になります。

通信やデータの暗号化、アクセス制御などのセキュリティ機能を備えているだけでなく、基盤としているクラウドサーバー自体のセキュリティが堅牢です。

法律事務所でも広く利用されているExcelは、大変手軽で使いやすい反面、高度なセキュリティ機能を備えているわけではありません。

インターネット接続が伴う限り、情報セキュリティリスクは避けられませんが、だからといってローカル環境で運用すれば、ファイルの破損や紛失、盗難などの恐れがあります。

弁護士業務に特化したシステムは、セキュリティ面での不安を大幅に軽減できる手段でもあるのです。

3. 実際に弁護士向けの顧客管理（案件管理）システムを導入した事例

弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムを導入するメリットは理解しても、実際に導入した事務所の様子がどうなのかがやはり気になるところではないでしょうか。

そこで本章では、顧客管理（案件管理）システムの一つである「CloudBalance」を導入した事務所の事例をご紹介します。

3-1. 業務の属人化が解消！弁護士法人宇都宮東法律事務所様の事例

導入前	・事務所に来ないと仕事ができなかった
導入後	・外出先からも案件情報を確認できるようになった・在宅勤務が可能になった

導入以前は紙での管理だったため、導入時には大きな不安があったそうです。

しかし、実際に導入してみて、今やシステムなしでの経営はもはや考えられないとのこと。

紙のファイルで管理していた当時は、字が汚くて解読に時間がかかったり、ファイルが手元にないと案件の履歴がわからないという不便があったりしたため、まずはExcelでの管理に移行しました。

しかし、クラウド対応していなかったため、結局は事務所に来ないことには仕事ができない状況は変わらなかったため、システムの導入に至りました。

導入の結果、記録は見やすくなり、外出先でも内容を確認できるようになっただけでなく、在宅勤務も可能となりました。

また、誰が担当していて、今どこまで進んでいるのか、直近のToDoは何かといったことがひと目でわかるため、業務の属人化が解消され、職員一人ひとりの負担が軽減されたとのことです。

3-2. 1名あたりの電話対応業務が月10時間以上削減！弁護士法人ふくい総合法律事務所様の事例

導入前	・事件簿が増えるに従い、利益相反チェックの負担が増していた
導入後	・利益相反チェックに要する時間が大幅に短縮した・事務員による電話対応業務の工数が月10時間以上/人と劇的に減った・残業時間が減って職場環境が改善された

Googleスプレッドシートを利用して利益相反チェックを行っていたものの、事件簿が増えていくに従い検索に時間がかかるようになり負担が増していたため、システム導入に踏み切りました。

実際に導入してみて、利益相反チェックに要する時間が大幅に短縮したことにはもちろん満足されていますが、予想外に実感しているのは、事務員による電話対応の負担の軽減だそうです。

Excelを探して、紙を探して、弁護士につないで……と時間がかかっていたのが、システム上で完結するため劇的に楽になったのです。

事実、電話対応業務だけでも、1人当たり月10時間以上の工数削減につながったとのことです。

また、電話履歴や対応履歴が残るようになったため、担当者が体調不良などで急に休んだ場合にも、他の職員がフォローできるようになったのも大きいとのこと。

対応状況の見える化で、指示出しや進捗確認も非常にスムーズとなり、残業時間が減って職場環境の改善につながっているそうです。

3-3. 育児と弁護士業務の両立を実現！弁護士法人あい法律事務所様の事例

導入前	・休むことへの恐怖感があった
導入後	・自宅にいても問題なく仕事ができ、育児との両立が可能になった・スマホから確認・対応ができるため、すき間時間を有効活用できるようになった・事務局との役割分担を無理なく進められた

共同代表を務める弁護士に子どもが生まれたことをきっかけに、育児と弁護士業務の両立を目指し、システムの導入を決めました。

確認の必要な記録や作業中の書類にクラウド上でアクセスできるため、自宅にいても問題なく仕事ができる環境が整備されました。

加えて、弁護士と事務局間のやり取りもシステムを介して行われるため、自宅で入力した内容を受けて、事務所にいる事務員が対応するといった運用が可能に。

外出中に担当案件に関する電話があっても、用件や対応内容をスマホから確認できるため、すき間時間での対応が可能になったこともあいまって、時間の無駄がなくなりました。

システム導入により高度な情報共有が実現し、事務局との役割分担を無理なく進められた結果、「休むことへの恐怖感」に打ち克つことができたそうです。

4. 弁護士向けの顧客管理（案件管理）システムの費用

システム導入を前向きに検討するつもりになったときに、ネックとなるのが費用の問題ではないでしょうか。

弁護士向けの顧客管理（案件管理）システムは、基本的に買い切りではなく、1アカウント当たりの月額費用という形でランニングコストが発生します。

各社料金には幅がありますが、「初期費用＋数千円/月」というのが一般的です。（初期費用0円の場合もあります）

CloudBalance	初期費用¥550,000＋1アカウント当たり月額¥4,708（Kintoneアカウント費用¥1,980含む）
A社	初期費用¥110,000＋1アカウント当たり月額¥3,300
B社	初期費用無料＋1ライセンス当たり月額¥4,378（フルプランの場合）
C社	初期費用無料＋1アカウント当たり月額¥4,980（プレミアムプランの場合）

※すべて税込価格です。
※2024年11月時点での情報です。

データの一元化、利益相反チェックをはじめとした確認作業に要する時間の短縮、情報漏洩リスクの軽減、より確実な期限管理などの導入効果を考えれば、費用対効果は十分といえるでしょう。

実際にCloudBalanceを導入した事務所では「事務員1人分の働きをしてくれている感覚」との声も上がっています。

5. 事務所の総合的な成長を促すには今このタイミングでシステムを導入すべき

弁護士向けの顧客管理（案件管理）システムの導入を視野に入れるとしても、業界全体に紙文化が根強く残っている現状を考えると、実際に導入するのはもう少し先でもよいのでは……という考えもあるでしょう。

しかし、システムを導入するなら、今このタイミングを除いて他にありません。

なぜなら、弁護士の働き方が見直されつつある昨今、労働環境改善で遅れを取らないことが事務所の未来につながるからです。

日本弁護士連合会の実態調査によれば、2022年における弁護士の年間総労働時間の中央値は2,200時間であり、一般労働者の同年の総実労働時間1,948時間（厚生労働省統計）に比べ、はるかに長いです。

これまでは「弁護士だから仕方ない」で済んだかもしれませんが、これからはそうではないでしょう。

システム導入で実現できるのは効率的な顧客管理だけではなく、無駄な業務が減って重要な業務に専念できたり、リモートワークが可能な体制が整ったりといった労働環境面でのメリットも大変大きいです。

事務所が継続して成長いくためには、選ばれる勤務先である必要があり、だからこそ業界全体が岐路に立つ今、弁護士向けシステムを導入することが肝要なのです。

6. 弁護士向けの顧客管理（案件管理）システムを選ぶポイント

業務効率化のため、生産性向上のため、そして労働環境改善のため、弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムを導入すると決めたら、次のポイントに着目して選びましょう。

・システムは「クラウド」か

・セキュリティレベルが十分か

・カスタマイズ性が高いか

・コストが高すぎないか

・サポートが手厚いか

それぞれのポイントについて、以下でもう少し詳しく解説します。

6-1. システムは「クラウド」か

オンプレミス（サーバーやネットワーク機器を自所内に設置し運用する形態）ではなく、クラウド（インターネット上のサーバーを利用して運用する形態）がおすすめです。

その理由は、下表のとおりです。

クラウド	項目	オンプレミス
外出先や自宅からでもアクセスできる	利便性	事務所にいなければアクセスできない
利用者側での保守対応は不要	保守	負担あり・保守の手間と費用・データ増加時はサーバー増設費用

終日事務所にいることがほとんどだったり、システム専任者を置いて管理・運用を任せられたりするのであればその限りではありませんが、基本的にはシステムの利点を活かせるクラウドがおすすめです。

6-2. セキュリティレベルが十分か

セキュリティレベルが十分に高いシステムを選びましょう。

機密性の高い情報を取り扱う法律事務所にとって、セキュリティ体制が心細いシステムは論外です。

求められるセキュリティレベルの目安としては、下記の辺りになるでしょう。

・情報セキュリティ関連認証を取得している

例）ISMS/ISO27001、ISO/IEC27017、プライバシーマーク

・より堅牢な対策を行っている

例）データの暗号化、IPアクセス制限、2要素認証※

・複数拠点でバックアップデータを保管している

※異なる2つの要素を組み合わせてユーザーの身元を確認する仕組み

なお、上記のようなセキュリティ対策は、システムが基盤としているクラウドサーバー側で講じられている場合が多いです。

6-3. カスタマイズ性が高いか

カスタマイズ可能なシステムがおすすめです。

なぜなら、弁護士業務に特化しているシステムが全て最初から使いやすい仕様であるとは限らず、自所の運用にそぐわなければ使いづらいからです。

・交通事故を扱うため、依頼者・保険契約者・被保険者をまとめて表示したい

・相続案件を扱うため、相続人情報に対応する項目欄がほしい

・電話連絡や書類送付、事務所名を出さない場合を目立たせたい

また、導入後に業務フローが変わる可能性もあります。

その場合にもカスタマイズが可能であれば、新しい業務フローに沿った仕様へと修正できます。

カスタマイズ性があれば、「結局使われない」を防止できるのです。

6-4. コストが高すぎないか

コストが高すぎないシステムがおすすめです。

優れたシステムであっても、費用負担が大き過ぎては経営を圧迫します。

長期にわたり利用することが想定されるため、導入時に一度きり発生する初期費用よりも、今後支払い続けることになる月額料金が無理のない金額かどうかに着目するとよいでしょう。

DX化は必ずしも多額の費用を必要とするわけではありません。

自所にとってランニングコストが高過ぎないシステムを選ぶのが現実的です。

6-5. サポートが手厚いか

導入時サポートももちろんですが、導入後にどういったサポートを受けられるかも含め、サポート体制が充実しているシステムがおすすめです。

というのも、運用していく中で疑問や困ったことが出てくるのは珍しいことではないからです。

導入後も問題点や不便な点がないかの定期的なヒアリング、利用する中で出てきた要望を拾い上げての仕様変更などの対応があれば、安心でしょう。

7. 弁護士向けの顧客管理（案件管理）システムならCloudBalanceがおすすめ

顧客管理（案件管理）システムは、法律事務所にとり基幹システムの位置付けとなるシステムです。

それだけに、総合的かつ長い目で見て安心して使えるシステムであることが欠かせませんが、そういった視点で見たときにおすすめなのが、CloudBalanceです。

累計事件登録数10万件を突破（2023年9月時点）したCloudBalanceをおすすめする理由は、同システムが持つ次の3つの強みです。

7-1. 【おすすめポイント1】カスタマイズ性が高い

CloudBalanceは、その優れたカスタマイズ性を特長とするkintone（サイボウズ社）を基盤としたシステムです。

事務所独自のルールや運用、強みとしている分野によりシステムに求められる機能は異なりますが、kintoneベースのCloudBalanceなら事務所に合わせた個別開発が可能です。

独自項目を追加したり、レイアウトを変更したりでき、「未着手、作業中、取り寄せ中、弁護士指示待ちなど、状況をひと目でわかるようにしたい」などの希望も叶えられます。

しかも、kintoneはプログラミングの知識がなくても直感的にアプリを作成できるという点で他サービスと一線を画しており、簡単なものであれば自分でもカスタマイズできます。

事務所によっては特殊な管理が必要で、標準機能だけでは対応しきれないケースもあるでしょう。しかし、一からシステム開発するとなると莫大な費用がかかってしまいます。

カスタマイズによる柔軟な個別開発であれば、セミオーダーのイメージで、理想とする仕様をリーズナブルに実現可能です。

7-2. 【おすすめポイント2】セキュリティレベルが高い

CloudBalanceが基盤とするサイボウズ社のkintoneは、高度なセキュリティ対策を講じ、安全な利用環境を提供しています。

・想定外の接続をシャットアウトするIPアドレス制限

・接続できる端末を制限するセキュアアクセス（有料）

・2要素認証（ログイン名とパスワードによる認証＋認証アプリに表示される確認コードの入力）

・操作権限を細かく管理するアクセス権設定機能

・東日本と西日本の2ヶ所に設けたデーターセンターでのデータ保管

・定型化した手続きを自動化する対策、手動操作ログの自動記録などの6つのヒューマンエラー対策

・セキュリティ対応専門チーム「Cy-SIRT」の設置

・ISO/IEC27001（情報セキュリティ）およびISO/IEC27017（クラウドサービスセキュリティ）取得

・ISMAP（政府が求めるセキュリティ基準を満たしているクラウドサービスを評価・登録する制度）のクラウドサービスリストへの掲載

セキュリティ面を特に重視される事務所様にもご安心いただける万全のセキュリティ体制です。

情報漏洩やデータ破損は、事務所の信用に関わります。

堅牢な基盤のもたらす安心感は、何にも代え難いといえるのではないでしょうか。

7-3. 【おすすめポイント3】サポートが手厚い

CloudBalance導入時には、以下に挙げるようなサポートが提供されます。

・利用方法のレクチャー

・一部データインポートのサポート

・所内に合わせたアプリの設定業務

・運用までのオンラインサポート

「IT関連の知識に自信がない」「データ移行が大変そう」などの不安をお持ちの方もご安心ください。

また、導入後には月1回程度打ち合わせを行い、運用しているうちに出てくる課題を吸い上げ、ユーザーの要望に基づいた開発などにも対応します。

事務所に最適なシステムを維持するための、導入後も続く手厚いサポートは、大きな安心感につながるでしょう。

8. まとめ

▼弁護士の顧客管理を見直すなら、弁護士業務に特化した顧客管理（案件管理）システムの導入一択です。